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PowerBI, vale, pero ¿Cómo conecto Dynamics NAV con PowerBI? Parte I

11 de junio de 2018 | Aarón Sánchez

Frustrante. Así calificaría la primera vez que me enfrenté a la conexión Dynamics NAV 2018 con PowerBI. Es cierto que la versatilidad y facilidad de uso de la herramienta de inteligencia de negocio de Microsoft todo lo facilita. Todo. Hasta que te decides a conectar tu versión Dynamics NAV con tus informes. Porque está bien tener un informe hecho en la plataforma, (web o escritorio), pero lo que de verdad necesita un usuario de ERP es información y la quiere en el momento. Y la quiere clara. Y la quiere sin tener que estar abriendo y cerrando pantallas.

Tras estas, (para ustedes fútiles), reflexiones, me dejan elaborar un pequeño manual que ayude a mitigar la intensidad de esa frustración sobre la que escribía en anteriores líneas.

PowerBI

Por algún sitio hay que empezar, así que empecemos por instalar la herramienta desde esta URL: Descargar PowerBI.

¿Lo tenemos? Ok, sigamos.

Cuando iniciamos por primera vez la aplicación nos pedirá un registro, es totalmente gratuito y nos permite acceder a Power BI web.

Obteniendo datos

Una vez registrados, lo primero que se debe hacer es obtener información para poder realizar informes y tableros de mando. Desde Power BI Desktop existen dos formas de hacerlo.

Al iniciar la aplicación siempre sale el dialogo de bienvenida, en el que nos permite cargar algún proyecto que hayamos abierto recientemente, ver algunas noticias pendientes y obtener datos:

Y también podemos hacerlo desde el menú superior de la aplicación:

En ambos casos se abrirá el dialogo para seleccionar una fuente de datos:

En nuestro caso seleccionaremos Base de datos SQL Server, que en este tutorial lo conectaremos a una base de datos CRONUS. Al seleccionar la fuente de datos deseada la aplicación Power BI solicitará la información necesaria para la conexión.

NOTA: En este punto me he pensado si informar sobre el mecanismo de conexión ayudando la explicación de imágenes y textos de apoyo; he decidido dejarlo como está, entendiendo que el nivel deseado para acompañar este pequeño manual es el suficiente como para saber conectar con un origen de datos SQL SERVER.

Una vez realizada la conexión a la base de datos seleccionamos las tablas de las cuales vamos a requerir información, en este caso hemos seleccionado las tablas Sales Header, Sales Line, Customer, Country_Region, Item, SalesPerson_Purchaser, Purchase Header, Purchase Line y Vendor.

 

Transformando y relacionando información.

Power BI carga la información en forma de tablas planas, de una forma similar a tablas de Excel, a cada columna le otorga un tipo de dato e intenta establecer relaciones entre las tablas según el nombre de las columnas. Lo más recomendable es revisar el tipo de datos de los campos que vamos a usar y las relaciones entre las tablas para que no haya errores a la hora de realizar los informes. Estas acciones se pueden realizar en la pestaña de datos que se encuentra en la izquierda:

En esta pestaña aparece la información cargada, a la derecha las tablas en una lista desplegable con un buscador y en el centro la información de la tabla seleccionada:

Para cambiar el nombre de una columna hacemos doble click en la columna y se pondrá en modo edición. Para cambiar el tipo de datos seleccionamos la columna haciendo click en una de sus filas y en el apartado de Modelado se puede seleccionar el tipo de dato deseado:

Las relaciones se pueden ver y cambiar desde la pestaña de relaciones:

La pantalla que se abre debería ser similar a esta:

Para establecer una relación nueva debemos pinchar un campo de una tabla y arrastrarlo al campo de la tabla que tiene relación. Power BI intentará crear la relación, en caso en que no pueda nos avisará con un mensaje de error. También se puede ver y editar una relación haciendo doble click en las líneas que unen las tablas.

Creación de informes

En la pestaña inicial se encuentra el lienzo para crear informes. A la parte derecha encontramos los tipos de gráficos que se pueden usar en los informes y las tablas con sus campos para añadirlos a dichos gráficos.

Para añadir un gráfico al lienzo sólo tenemos que hacer click en el gráfico deseado y aparecerá en el lienzo. Para añadir información al gráfico pinchamos y arrastramos la columna con la información deseada al apartado del gráfico que corresponda:

Publicar y compartir informes

Una vez tengamos en informe creado podemos publicarlo a través del botón publicar situado en el menú de inicio a la derecha:

Si no tenemos cambios guardados nos preguntará por guardar los cambios. Una vez guardados debemos seleccionar el destino del informe, solamente los usuarios con licencia Pro pueden utilizar varios espacios de trabajo. Los usuarios con licencia gratuita solamente pueden guardar en “Mi área de trabajo”. Cuando el trabajo de publicación finalice podemos acceder a él en la versión web de Power BI.

Desde la web se pueden compartir informes mediante envíos por correo a través de los botones del menú de la parte superior (usuarios Pro):

O bien obteniendo la url pública del informe y compartiéndola con los usuarios correspondientes:

Ya tenemos nuestro primer informe. Fácil. Muy fácil.

Ahora toca integrar ese informe dentro de, por ejemplo, el área de trabajo de un usuario de Dynamics NAV 2018. Con este resultado final:

¿Empezamos?

Ok, próximamente.

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