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Contabilidad de costes Microsoft Dynamics 365 Business Central. 1/3

21 de septiembre de 2019 | Ignacio Hernández

Queridos míos, qué época aquella en la que con un Plan de Cuentas y dos dimensiones éramos capaces de conquistar el mundo. Y ahora fijaos, podemos repartir hasta el último céntimo de nuestro último centro de coste creado ad hoc para esas, (en ocasiones), maltrechas cuentas de resultados.

Contabilidad de costes, ese gran desconocido que ya vino para quedarse hace algunas versiones Navision (perdón) Microsoft Dynamics 365 Business Central y asociados ¿Y qué es eso de la “Contabilidad de costes”? Pues mirad, básicamente y utilizando el sempiterno símil futbolístico, se trata de un campo de fútbol de tercera división donde uno puede jugar con la pelota con la que juegan en primera división, o lo que es lo mismo: toda la información contable generada bajo parámetros legales y normalizados en el área FINANCIERA, (Gestión financiera o módulo Finanzas de Business Central), puede ser tratada y maltratada en el área de Contabilidad de costes para un único fin:

«Repartir gastos e ingresos a cascoporro entre centros de coste».

Antes de empezar a meternos con este asunto, vamos por partes introductorias que nos ayudarán a entender los berenjenales en los que os iré metiendo en los dos próximos capítulos.

Una compañía cierra el ejercicio fiscal y obtiene, (contablemente), sus resultados en una cuenta contable denominada, «pérdidas y ganancias».

Business Central, además, permite analizar ese resultado de «pérdidas y ganancias»  mediante el uso y gestión de dimensiones analíticas. Es aquí donde entra en juego la Contabilidad de costes, ese instante en el que todo lo anterior es insuficiente para determinar cuáles de todas nuestras áreas de negocio son las más rentables de la compañía.

Eso sí, para llegar al detalle de rentabilidad por línea de negocio, uno tiene que haber sido capaz de imputar o repartir todos los gastos de la compañía contra los ingresos producidos por esa línea de negocio. Costes directos como el salario de un empleado pueden parecer sencillos de repartir, pero cuando un empleado interviene en la fase productiva de más de una actividad de negocio, ¿cómo repartir su salario de la manera más proporcional posible?

Ahí entra la Contabilidad de costes. Esta funcionalidad pone a nuestra disposición decenas de diferentes niveles de reparto que podemos adoptar según que criterios empresariales.

La necesidad de su existencia.

¿Para qué necesitamos otra contabilidad si ya tenemos la de Finanzas? Pues básicamente para hacer cosas distintas; porque no es lo mismo, no sirven para lo mismo y por lo tanto no puedo hacer las mismas cosas, a saber:

FINANZAS

Para cumplir con los requisitos legales podemos diseñar y podemos trabajar con nuestro Plan de cuentas y nuestra analítica contable, pero hasta cierto punto. Ese hasta cierto punto lo marca una normativa legal que nos obliga a llevar un registro normalizado de la realidad contable y fiscal de nuestra empresa. No es un partido de fútbol en el colegio, es un partido profesional. Hay reglas. Apuntad lo siguiente, es importante: En ese planeta legal y reglado estoy obligado a utilizar cuentas de balance y cuentas comerciales, es así, me obligan a ello.

 CONTABILIDAD DE COSTES

Otro planeta. Es como un barrio de una república bananera a las 3 a.m. Vale todo. Estás fuera de la ley y puedes hacer y deshacer lo que te apetezca. Puedes diseñar tu propia estructura de costes sin estar supeditado a normativas legales. Puedes eliminar tu Plan de cuentas y volver a crearlo, tus Centros de coste, etcétera. Y, por cierto, en este caso sólo se trabajará con cuentas de gastos e ingresos, es decir, grupos 6 y 7.

INSEPARABLES

Es cierto que las funcionalidades de Finanzas y Contabilidad de costes juegan en diferentes ligas, pero también es verdad que no pueden vivir la segunda sin la primera. ¿Por qué? Porque todo lo que sucede en la Contabilidad de costes viene heredado de lo que uno hizo en Finanzas. ¿Todo? Bueno, todo no, porque puedes añadir nueva información, pero el origen, siendo canónicos, siempre será la información incluida en Finanzas. 

DATOS MAESTROS – Nuestros nuevos “mejores amigos”.

Importante empezar a llamar las cosas por su nombre. O por un nombre, vaya. El caso es encontrar una denominación con la que todos nos sintamos cómodos. Datos maestros. Esa denominación es buena. ¿Para qué? Para tres conceptos clave dentro del área de Contabilidad de costes:

 

Habrá quien a estas alturas de la novela esté pensando en “por qué este tío muestra imágenes de Microsoft Dynamics 365 Business Central (CLOUD), con lo bonita que es la versión escritorio”; la obvia respuesta que os daré: preguntad a Microsoft, para ellos sólo existe CLOUD, la versión escritorio tiene menos futuro que un programador de C/AL.

Como os decía, “datos maestros”. ¿Por qué? ¿Para qué? Para repartir saldos, que de eso se trata, (no he escrito “para repartir costes”, he escrito “para repartir saldos”).

Los “datos maestros”, para una mejor y mayor comprensión, tienen un equivale en Finanzas que es clave para comprender todo el proceso, es el siguiente:

Nota: “Dimensión 1” y “dimensión 2” no tienen por qué corresponder con la “dimensión global 1” y “dimensión global 2”, son dos dimensiones con las que trabajaremos a nivel de contabilidad de costes. El usuario podrá seleccionar, (lo veremos en el siguiente capítulo), cuál de ellas utilizar en cada caso a nivel de configuración general del área de Contabilidad de costes.

Vaya, vaya. Así pues, tenemos una relación cierta y conocida que empieza a dar sentido al área de Contabilidad de costes. La información con la que vamos a determinar nuestros repartos, (nuevo termino que os debéis aprender), viene heredada del área de Finanzas y cada apartado tiene una correspondencia.

Veamos una imagen representativa de la composición de los “Tipos de coste” el día UNO de la puesta en marcha del módulo.

EJEMPLO DE CARGA DE TIPOS DE COSTE.

¿Se parece a un Plan de cuentas verdad? Pues sí, se parece mucho. Quiero indicar que en este primer capítulo no ahondaré en las formas y configuraciones. Es importante inicialmente quedarse con los conceptos más básicos de la existencia y justificación del área de Contabilidad de costes.

Reflexiones generales

  1. En el área de Contabilidad de costes analizaremos en profundidad nuestro «Pérdidas y ganancias».
  2. Podremos eliminar y reiniciar las veces que queramos el módulo de Contabilidad de costes.
  3. En la Contabilidad de costes trabajamos con tres tipos de dato. Se denominan Datos Maestros y son:
    1. Tipos de coste.
    2. Centros de coste.
    3. Objetos de coste.

Próximo capítulo: Configuración y carga de Datos Maestros.

 

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